Un chatbot en tu web capta un lead cuando el visitante deja sus datos de contacto y hay un motivo claro para hacer seguimiento. El mejor momento para pedirlos es cuando el bot no puede responder o el visitante pide hablar con una persona, no en el primer mensaje. En DokBot esto ocurre de tres formas: el pedido de email ante consultas sin respuesta, el formulario de email del live chat fuera de horario y los formularios embebibles, cuyas respuestas llegan a Conversaciones.
¿Qué cuenta como lead desde un chatbot?
Un lead es un visitante que comparte sus datos de contacto y un motivo para que lo contactes. Quien pregunta el horario y recibe la respuesta es un visitante satisfecho, no un lead. Quien pide un presupuesto, una demo o un detalle de producto que no está en tus documentos es un candidato a lead. Antes de configurar nada, definí qué situaciones merecen seguimiento y qué datos necesitás para actuar.
¿Cuándo debería el bot pedir el email?
Pedilo cuando el bot no tiene respuesta en tu base de conocimiento o cuando el visitante pide hablar con una persona. En DokBot, si el bot no puede resolver una consulta captura el email del visitante, y la conversación aparece en Conversaciones con la transcripción completa. Pedirlo en el primer mensaje, antes de que el visitante reciba algún valor, se siente como un peaje. Reservalo para cuando hay una necesidad real que el bot no puede cubrir solo.
Hacé el pedido específico. “Dejá tu email y el equipo te responde en un día hábil” explica el intercambio; “Ingresá tus datos” no. Prometé solo tiempos de respuesta que puedas cumplir, porque el horario del live chat y el mensaje fuera de horario los configurás vos.
¿Qué papel tienen los formularios?
Los formularios recogen datos estructurados que un chat maneja mal, como un pedido de presupuesto con nombre de empresa, teléfono y tipo de producto. En DokBot armás un formulario con campos de texto, email, teléfono, texto largo, desplegable o casilla, y lo instalás con un snippet. Cada respuesta aparece en Conversaciones con la etiqueta “Formulario”. Los formularios en borrador no aceptan respuestas, así que terminá y probá los campos antes de depender de ellos.
La cantidad de formularios depende del plan: Free incluye 1, Plus 5 y Pro 20. Podés limitar un formulario a tus dominios, y tiene un campo trampa (honeypot) y límites de envío contra spam. Revisá los planes vigentes antes de elegir uno.
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<script src="https://www.dokbot.app/form.js" async></script>¿Cómo hacer seguimiento sin perder el lead?
La página de Conversaciones solo lista los chats que el bot no pudo resolver y derivó a una persona. Los pendientes aparecen en “Derivada a email”, y los que ya contactaste pasan a “Contactado” cuando los marcás. Activá las notificaciones de escritorio con la campana del menú lateral para enterarte cuando un visitante deja su email, pide una persona o completa un formulario. Definí quién revisa la cola antes de publicar: un lead que atendés a la semana siguiente suele ser un lead perdido.
¿Cómo evitar que la captura moleste?
Pedí una sola cosa por vez, explicá para qué la necesitás y aceptá un no. Mantené el chat útil aunque el visitante rechace: enlazá la respuesta, ofrecé el documento correspondiente o indicá el siguiente paso. Evitá pop-ups de pantalla completa que tapen el contenido que vino a leer. Usá el mensaje de fallback de la configuración del bot para explicar qué pasa después, y los horarios del live chat para prometer solo lo que tu equipo puede cumplir.
¿Todos los visitantes tienen que dejar un email?
No. El bot debe responder primero, y la mayoría de los visitantes se va con lo que vino a buscar. Tratá la captura de email como respaldo para consultas sin respuesta y pedidos de una persona, no como peaje para usar el chat. Si muchos visitantes se van sin una respuesta, el problema suele estar en los documentos y no en el formulario. Revisá cada semana las preguntas sin respuesta y sumá la información faltante a tu base de conocimiento.
Ubicá la captura donde la intención es clara. Un visitante que lee tus precios o pregunta por un proyecto a medida tiene más chances de querer seguimiento que quien consulta la dirección de un local. Podés configurar un bot para todo el sitio, así que escribí sus instrucciones y su mensaje de fallback pensando en el siguiente paso del visitante.
¿Cuáles son los límites?
Un chatbot no califica leads por sí solo. Recoge lo que el visitante decide compartir, así que una conversación corta con solo un email todavía necesita tu criterio antes de llamar. Además, capturar emails implica manejar datos personales: explicá qué vas a hacer con ellos y cumplí las normas de privacidad que aplican a tu negocio y a tu país. Este artículo no es asesoramiento legal. Revisá la política de privacidad de DokBot y tus propias obligaciones antes de recolectar datos a gran escala.
Fuentes y fecha de verificación
Puntos clave
- Pedí el email cuando el bot no puede responder o el visitante pide una persona, no en el primer mensaje.
- Usá formularios para pedidos estructurados y revisá el límite de tu plan antes de instalarlos.
- Marcá los leads como contactados, activá las notificaciones y asigná una persona responsable de la cola.
Convertí las preguntas de tu web en leads que podés seguir
Armá un bot con tus documentos, probá las preguntas que hacen los visitantes y pedí datos de contacto solo cuando tu equipo pueda actuar sobre ellos.